Controle Interno – Informações para seu sucesso!

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A que nível anda o controle interno na sua empresa? Não sabe do que se trata? Você trabalha sem saber quase nada do que acontece em sua empresa? Acho que ler este artigo vai ser uma boa coisa para você!

O que é um controle interno?

Antes de mais nada vamos descobrir o que é controle interno.

Entendemos por controle interno o conjunto de papeis e planilhas, que circulam durante o processo de sua empresa, visando facilitar o desenvolvimento dos trabalhos e medir e dar informações gerenciais sobre todo o processo.

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Ou seja, controle interno são todos aqueles papeis que usamos para explicar cada setor o que deve ser feito durante a confecção do serviço.

Mas daí uma pessoa que trabalha sozinha e terceiriza praticamente toda a sua produção pensa… não preciso de controle interno!

É um grande engano! Quem faz isso, volta e meia esquece serviços em fornecedores, deixa de cobrar, deixa de fazer artes… ou seja, perde dinheiro.

No fundo podemos afirmar que controle interno significa informações sobre a empresa que significa menores gastos e maior lucro.

Quem não tem controle interno, no mínimo está perdendo dinheiro em algum lugar e nem se dá conta disso!

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Nota fiscal – o primeiro controle

Mesmo que não queiramos controlar nada, o fisco nos obriga a ter um controle mínimo. Nos obriga a emitir nota fiscal.

Esta nos dá um dado muito importante… a quantidade de vendas. Ainda não é o faturamento, pois emitir a nota não significa recebermos o dinheiro.

Mesmo que você ainda não seja registrado e trabalhe de maneira clandestina (que feio eim!), deve ter um documento que substitua a nota fiscal no seu controle interno.

Este documento, interno ou nota fiscal, vai permitir você ter, mês a mês o valor vendido e entregue e as quantidades e itens produzidos.

Por si só, estes dados se devidamente planilhados ou registrados em programa adequado, lhe permitirá ver se está crescendo ou diminuindo.

O gráfico mensal pode ser até um pouco confuso com seus altos e baixos, mas se você juntar eles por bimestre, trimestre, semestre ou anualizar eles, verá que as variações diminuem bastante.

Experimente o seguinte:

  1. Crie uma tabela mensal com o valor faturado.
  2. Na coluna do lado, no primeiro mês repita o valor, no segundo some os dois meses e divida por 2, no terceiro mês some os 3 e divida por 3… faça isso até o mês 11 e depois ao chegar ao mês 12, passe a fazer a média dos últimos 12 meses. A partir deste ponto você terá o valor anualizado.
  3. Tente fazer um gráfico com estes valores.

Ao fazer o gráfico, você perceberá claramente o comportamento do seu faturamento ao longo do tempo e poderá até prever quanto deverá vender nos próximos meses.

Você terá uma ferramenta estatística para dar suporte as suas decisões.

A nota fiscal também te permite acompanhar os principais itens vendidos e o peso no seu faturamento.

Tente criar grupos de produtos e jogar os valores das vendas lá, totalizando no mês.

Isto permitirá investir mais ou menos numa linha de produto e até decidir se vale a pena ou não passar a fabricar você mesmo este produto.

Viu quanta informação pode obter de uma simples nota fiscal?

Pedidos – sua previsão de vendas

Do mesmo jeito que a nota fiscal, seus pedidos permitem saber quanto está vendendo.

A diferença entre os pedidos e as notas fiscais te dará um dado importante. A quantidade de evasão de vendas que está tendo.

Essa evasão pode ser pela sua incapacidade de produzir o que está sendo pedido, cancelamentos de vendas, esquecimentos… sim, esquecimentos, tem muitas vezes que tiramos um pedido e vamos dar mais atenção a um cliente maior e simplesmente deixamos de atender um ou outro cliente. Isto é mais comum do que você imagina!

E garanto que o cliente esquecido não se sente nem um pouco bem com isso e vai falar mal de você para uma porção de pessoas.

Percebeu como é importante associar os pedidos a nota fiscal?

O pedido é o primeiro controle que você possui e a nota fiscal um dos últimos e ambos falam a mesma língua (itens, quantidades e valores).

Se não falarem a mesma coisa é problema na certa!

Faturamento – De que adianta entregar se não receber!

Tiramos o pedido, entregamos, pagamos ao fisco. E se não recebermos? Acabamos quebrando!

A parte mais importante da empresa é com certeza o faturamento! Alguns gostariam de ter apenas este setor na sua empresa! Já pensou? Sem custos… lucro puro!

O fato é que não podemos pensar em inadimplência zero! Tem sempre um ou outro que não vai pagar ou vai te enrolar.

Fechar bem as informações de faturamento, com os pedidos (sinal) e com a nota fiscal (pagamento ou parcelamento) é muito importante.

As duplicatas, recibos, comprovantes de depósitos, cartões, etc, servem para este controle. Deve-se associar sempre estes comprovantes as notas fiscais e acompanhar as datas desses pagamentos.

Controlar a inadimplência é muito importante, pois ela pode afetar todo o seu negócio.

E nem preciso falar, sem registros, sem controle, cliente percebeu… falência na certa.

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Controle de produção – dados para precificar seus produtos

Aqueles mais organizados já possuem um documento que é gerado a partir dos pedidos e que acompanha o serviço do início ao fim.

É o controle de produção, ou Ordem de serviço ou mesmo O.S. para os íntimos!

No pedido identifica-se cada produto, gerando uma O.S. individual para cada uma delas.

Essa O.S. deve descrever todos os setores por onde passará o produto, o tipo de material, o tipo de impressão, acabamentos, corte, embalagem e outros dados importante no seu processo. É um documento individual para cada empresa e pode e deve ser personalizado.

Se tiver espaço para o responsável por cada setor e local para data e hora de entrada e saída do setor, você terá ainda mais informações.

Um grande problema com a O.S. são as O.S. perdidas durante o processo. Para evitar este tipo de problema, a O.S. deve ser em várias vias. Uma deve seguir o serviço ao longo da produção. Outras vias devem ser enviadas a expedição ou setor responsável pela conferencia do produto final, embalagem e geração das notas fiscais. Se for junto do pedido ou uma via deste, facilitará juntar as várias O.S. para gerar a nota fiscal para envio ao cliente.

Mesmo que você não planilhe todas estas informações, você adotando este documento terá a garantia que o produto será executado, terá menos gente te pertubando para saber o que precisa ser feito em cada serviço,

Organizando estas informações, você saberá quais são os setores que “prendem” a sua produção, saberá quem são os funcionários mais eficientes e quais são os menos eficientes, conseguirá definir salários justos para cada função, quem está ocioso e quem está com muito trabalho.

Planilhar todo o processo pode demandar um ou mais funcionários específicos para esta função, o que nem sempre se justifica. Mas possuir a informação, mesmo sem planilhar, te permitirá, ao desconfiar de um setor ou funcionário, checar através de uma amostragem se a desconfiança procede ou não.

Você terá os dados disponíveis e tendo eles poderá transformar em informação.

Caso não use a O.S., além de mais trabalho tendo que explicar os trabalhos um a um, não terá dados para analisar em caso de reclamações de seus funcionários.

A O.S. também permite levantar dados para decidir que equipamentos adquirir, de acordo com os gargalos na produção.

Não é raro acharmos que precisamos de uma offset, quando na verdade nosso gargalo está na confecção das chapas ou no acabamento. A O.S. é nossa aliada neste tipo de tomada de decisão.

Reclamações de clientes – controle interno de satisfação com os produtos

Muitas vezes o controle interno vem de informações externas.

Uma ficha ou formulário, em papel ou na web, pode te dar preciosas informações sobre a satisfação de seus clientes.

Planilhar elas pode te permitir fazer mudanças sugeridas pelos clientes para melhorar o seu produto, ou até mesmo criar novos produtos.

Permite também sanar problemas dentro da atual produção, que pode ser referente ao processo ou a um funcionário específico.

Quer entender mais como funciona?

O nome do cliente vai ser procurado nos pedidos com a reclamação feita,  nele teremos a referida O.S. e pelo tipo de reclamação teremos o setor problemático e o nome do indivíduo responsável pelo erro.

Acabou-se aquela coisa de: “filho feio não tem pai”… fez o serviço, você sabe que fez.

Contato com funcionários

Um formulário de contato com funcionários também é muito bom para controle interno.

Se só acontecem reclamações de funcionários, de cara, você sabe que o clima organizacional anda em baixa… deve-se tomar atitudes para mudar isto.

Por outro lado, se surgem muitas sugestões e elogios a outros funcionários, o clima anda em alta e pode te dar grandes indicativos para crescimento.

Dizem por aí que “os funcionários são aqueles que melhor conhecem a empresa”. Por que não usar um controle interno para facilitar as decisões?

Planilhas setoriais – dividindo o trabalho

Eu falei a pouco que manter um funcionário para planilhar todas as informações constantes na O.S. pode sair caro.

Mas e se criarmos planilhas específicas para cada setor ?

Cada uma pode ter as informações mais relevantes para aquele setor. No final do dia o funcionário totaliza as mesmas e coloca na última coluna. No final do mês somamos todos eles e temos um total mensal.

Logo de cara podemos comparar o desempenho entre funcionários com funções idênticas e saber qual o mais produtivo, o menos produtivo e a média de todos os funcionários do setor.

Pode-se tentar também linkar o tempo de trabalho em cada setor e verificar onde estão os gargalos de produção.

Dividindo o trabalho por todos, você pode conseguir ter boas informações sem ter que se matar para obter estas informações.

E você? Tem mais algum controle?

Quem já me conhece, sabe que eu sempre procuro a ajuda dos leitores para melhorar as postagens através dos comentários.

Você pode ter criado um tipo de controle interno que não falei aqui e que pode ajudar a muitos dos leitores que estão aqui lendo este artigo.

Que tal participar? Qual o controle interno que você usa na sua gráfica?

Aguardo os seu comentários!

Conclusão

Ter dados é uma das coisas mais importantes de qualquer negócio.

Tendo dados podemos gerar informação! E estamos na era da informação e quem tem informação tem poder!

Como assim, poder? As empresas que detém mais informação são mais poderosas e podem sair na frente da concorrência. A informação permite reduzir custos, detectar tendências de mercado antes da concorrência e com isso, quem a tem, pode sair na frente e ganhar cada vez mais mercado.

Você deseja correr sempre atrás dos outros ou sair na frente e botar os outros para correr atrás do atraso?

O grande trunfo para isso é informação… e informação se consegue através de bons controles internos.

Espero que tenham gostado deste post.

Abraços a todos e até a próxima postagem!

9 COMMENTS

  1. Bom dia, estou trabalhando em uma empresa, no setor de controle interno, essa empresa atua na área publica, ela funciona como se fosse uma prefeitura, e gostaria de uma ajuda sua, sou contador, mais nunca atuei na área de controle.
    Por isso estou querendo que vc me orienta-se, quais são as rotina do controle no seu dia a dia, semanal, mensal e anual, tem como vc me ajudar.
    Estarei te esperando uma resposta.
    Att.,
    Alechandre Barbosa de Oliveira
    email chandebarbosa@yahoo.com.br
    tel 034 91603558

    • Alexhandre,
      O controle é muito particular de cada empresa.
      Você deve encontrar o que é importante na sua área específica e entender o fluxo de trabalho e a partir disso criar uma ficha de controle que represente o processo como um todo.
      Não adianta criar um controle muito complexo e demorado. Lembre-se que as pessoas levam algum tempo preenchendo esse controle e que o mesmo não deve atrapalhar o rendimento de seu pessoal. No caso de vendas de produtos(serviços), temos um controle inicial (a venda em si) que deve ter uma via para o atendimento, outra via que acompanha o serviço e uma via para a finalização saber o que está para chegar. O tempo de processo é importante pois deve-se saber se o serviço está atrasado ou não ou se foi perdido no meio do processo… uma conferencia rápida juntando a via “móvel” com a via de finalização, vai deixar as vias em processo evidenciadas e daí basta conferir se a mesma está dentro do prazo ou não, tomando as devidas providencias em caso de atraso.
      Mas como disse antes depende de cada caso.
      Meu controle aqui na gráfica é feito basicamente pelo uso do outlook… criei uma pasta vendas que apresenta diversas subpastas: 1.venda, 2.financeiro, 3.arte final, 4.aguardando autorização, 5. produção, 6.correio e 7.finalização… as pastas dos clientes são levadas de uma pasta para outra de modo que sei onde está o serviço a todo momento. Seria possível criar isso em rede ou usar outros programas que façam coisa similar. Esse é o meu controle de processo… eu trabalho com as pastas individualmente para verificar como está o processo… lembrar o cliente que aguardamos a autorização de impressão ou até mesmo fazer um pós venda.
      O controle financeiro é feito apenas mensalmente a partir de anotações devidamente guardadas… pagamentos em dinheiro são registradas nessa “pilha de papeis” assim como o pagamento aos fornecedores… o restante cerco via extrato bancário, já que no meu caso tudo fica bem salientado no extrato… mantenho o controle somente sobre as operações fora do comum, como por exemplo um depósito feito por mim mesmo de modo que eu possa retirar ele diferenciando dos depósitos dos clientes. No fim do mês finalizo essa operação.
      Eu poderia usar programas contábeis para fazer isso, mas consumiria muito tempo e como trabalho atualmente sozinho diminuiria minha produtividade.
      O controle foi feito para ajudar e não para travar o andamento dos processos. Tenha sempre isso em mente. É melhor um controle simples e eficaz na maioria das vezes do que um complexo demais que deixe de ser feito ou executado. Os casos anômalos podem ser acompanhados numa folha específica para estes casos e acompanhado de perto… é melhor tratar a exceção como exceção do que criar regras que tratem tudo como se fosse exceção.
      Deu para ajudar um pouco essa explicação? Se me der mais detalhes posso tentar ser mais específico para sua área.
      Abraços,

  2. boa tarde, preciso criar uma planilha para controle de distribuição de IPADs para meus funcionarios, considerando que tenho funcionarios, ipad,varias filiais ?

    • Cara,
      É o lugar errado para isso.
      Qualquer pessoa que mexa no excel pode fazer isso para você… basta colocar o nome da pessoa, email, telefone, filial e numeração do IPD e ordenar como quiser usando as funções ordenação do excel.
      muito simples mesmo. Deve ter algum funcionário com esse conhecimento na sua empresa… procura que acha. Até uma boa secretária sabe fazer isso.
      Abraços,

  3. Gostaria de uma informaçao sobre fazer o curso de controlador interno se possivel em montes claros ou belo horizonte porque fica mais proximo da minha regiao.

  4. Ola muito bom dia para voce

    Preciso criar uma planilha para gerenciar o meu departamento de artes . tenho 2 arte finalistas e nunca sei quem fez…….e nem qtas artes fizeram durante o dia. Um grande empurra-empurra qdo ingado sobre as artes feitas. Oque podem fazer por mim ?

    • Marcos,

      Para resolver este problema basta, primeiro criar uma ordem de serviço.
      Cada serviço passa a ter um pepel (pode ser um a5) com numero da OS, nome do cliente, serviço, tiragem, data de entrada na empresa e etapas a serem cumpridas.
      Faça ele assim: Cliente, data de entrada, nome do serviço, papel, tiragem, acabamentos, depois um quadro com colunas: setor, responsável, data, rúbrica.
      Segundo: Faça um controle das OS para o setor de arte final. Tem que ter numero do OS, responsável e data.
      Faça o controle das OS seguindo a numeração. OS canceladas devem ser levadas ao controle e não simplesmente descartadas (tem que ser motivo de demissão por justa causa… deixe claro isto).
      A numeração da OS vai servir para saber se falta alguma.
      Transcrevendo para o excel fica fácil controlar, mas pode-se fazer até manualmente. Pegue o bloco de OS e veja as numerações que faltam. Pode-se fazer em várias vias (2). 1 fica no bloco e pode-se saber quais foram tiradas e depois anda-se pela empresa ticando os números para saber se alguém escondeu alguma. Se ao ser distribuida ficar o registro no bloco fixo, você vai saber para quem deu o serviço.
      Assim você não vai depender da sua cabeça e da honestidade deles.
      Crescendo deixa uma pessoa (recepcionista ou secretária) responsável pelo deslocamento das OS. Pode ser um sistema de escaninhos.
      Espero ter ajudado.
      Abraços,

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